海府办〔2010〕308号

各区人民政府，市政府直属各单位：
    经市政府同意，现将《海南省人民政府办公厅转发海南省档案局关于进一步加强档案安全体系建设意见的通知》（琼府办〔2010〕100号）转发给你们，请认真贯彻执行。

                                              二○一○年九月十九日    

海南省人民政府办公厅转发
海南省档案局关于进一步加强档案安全体系建设意见的通知
海琼府办（2010）100号

各市、县、自治县人民政府，省政府直属各单位：
    海南省档案局《关于进一步加强档案安全体系建设的意见》已经省政府领导同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

                                               二○一○年八月十六日    

关于进一步加强档案安全体系建设的意见

    海南省档案局在汶川大地震2周年之际，国家档案局在四川召开了全国档案安全体系建设工作会议，会议明确提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。这是继提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”之后，国家档案局从全国档案事业宏观发展的高度作出的又一战略部署。“三个体系”将成为全国档案事业发展的指导思想。
    为了更好地贯彻此次会议精神，现结合我省实际提出如下意见。
    一、充分认识加强档案安全体系建设的重要意义
    （一）档案安全始终是档案工作的生命线和底线。档案是唯一的，不可再生的，一旦毁损灭失将造成无法挽回的损失。对于档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。
    （二）档案安全管理要实行一把手负责制。各级各类档案馆要高度重视档案安全工作，成立专门的领导小组，把档案安全工作真正摆上议事日程，明确领导责任。一把手要对档案安全负总责、负全责，一级抓一级，层层抓落实，形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。
    二、建设档案安全体系的基本原则
    一是必须始终坚持把档案安全视作档案工作的生命线，把档案安全工作放在档案工作的首位。
    二是必须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响。
    三是必须始终坚持把安全督查与制度建设相结合，努力把各种潜在的安全隐患消灭在萌芽状态。
    四是必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用。
    三、加强档案安全体系建设要做好以下几项工作
    （一）加强档案馆库建设。
    按照规范化建设的档案馆库能够在灾害发生时最大限度地保护档案安全，减少档案损失。至今没有完成新馆建设的市县，在“十二五”期间要严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求，建立独立的档案馆；已建成新馆的市县，要注意改善档案安全保管条件。有条件的企事业单位要建立独立的档案馆；目前拥有独立馆舍的专业（部门）档案馆，应对设计不合理之处进行完善。
    （二）加强制度建设和内部管理。
    各级各类档案馆要根据《档案馆防治灾害工作指南》和《档案工作突发事件应急管理办法》等要求，结合实际制定有关档案安全的专门规章、具体制度以及自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制。
    各级各类档案馆要加强内部管理，层层落实档案安全责任制，签订档案安全保密承诺书。要建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。
    （三）加强档案安全设备设施建设。
    要加大对档案安全设备设施的投入，按照档案防火、防盗、监控、保管等要求，配备档案安全保管设备设施。
    1. 消防设备。有条件的档案库房要安装自动报警、自动灭火设施，没有条件的至少要配备灭火器等，以便万一发生火灾时及时扑灭。
    2． 防盗监控设备。档案馆要安装防盗报警设备，做到与公安110报警连接；对存放档案的场所，有条件的要安装监控设施，以加强对档案的监控。
    3． 温湿度控制设备。档案库房要安装温湿度调控设施并确保正常运转，保证库房温湿度控制在不损害档案安全的范围内。存放音像档案、电子档案等特殊载体档案的库房，要按照相关规定，配备符合要求的温湿度调控和防磁等设施。
    4. 消毒设备。每个档案馆都要配备档案消毒设备，新接收进馆的档案必须消毒后才能进库房保存。
    5． 电子档案管理设备。凡保管电子文件的档案馆、室，要按照国家规定的信息安全分等级标准建立电子文件的信息系统和安全防护体系。加强网络安全管理，严格执行安全管理制度，加强对存储载体的管理和检验，确保电子档案的安全，保障存储介质长期可用。涉密计算机房等要配备信息屏蔽设施。涉密档案的扫描、存储、复印、传真等设备，要严格按照保密管理规定进行安全检测，以防档案信息被窃取。
    6． 档案装具。实践证明，档案多节柜是最有利于档案安全的装具，在馆库库容面积允许的条件下，应恢复并扩大使用。
    （四）加强档案保管利用的安全管理。
    1. 以复制件代替原件利用。要以复制件代替原件利用，对档案原件实施特殊保护，进行封存管理。对还没有各种复制件的档案原件，要尽快运用数字化扫描、复印等手段加以复制，以尽快封存原件。
    2． 抢救修复档案。对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，并于恢复后及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防；对产生霉变的档案，要及时除霉去污；对发现虫害的档案，要及时组织消毒杀虫，杜绝档案虫害的蔓延。
    3． 拟开放档案和信息要经过审批。未经开放审核、审批的档案及其信息，一律不得对外开放，以免造成各种不良社会影响，确保档案信息安全。
    4． 对档案实行安全备份。各级各类档案馆要对电子文件进行全面备份，对其它档案也要按其重要程度循序渐进地进行全面备份。市县级档案馆可以互结备份对子，互为对方提供异地备份库。在备份过程中严格执行安全管理，确保档案原件及复制件安全。
    （五）加强档案数字化建设。
    各级各类档案馆要抓紧档案数字化建设进程，积极争取财政部门的支持，鼓励以聘用专业人员的方式开展工作，不得外包。档案数字化建设应本着“利用优先，分步实施”的原则进行，在完成馆藏案卷级目录著录的前提下，优先对利用率高和有馆藏特色的档案以全宗为单位进行数字化处理。
    （六）加强档案接收、征集工作。
    各级各类档案馆要根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，依法接收本辖区、本部门范围内的档案，确保到期档案及时接收进馆，避免因接收工作影响档案的安全保管和有效利用。要广泛征集散存社会、具有历史文化价值的档案进馆，提供适宜的保管条件，以延长其寿命。
    （七）建立应对突发事件的防范和应急处置机制，加强档案安全督查。
    各市县档案部门要高度重视档案安全工作，建立应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定《档案馆突发事件应急处理预案》，经常开展演练，提高应急处置执行能力。各级档案行政管理部门要切实加强档案安全督查。省档案局将继续坚持每年对市县档案馆和省直单位档案部门进行安全专项督查，各市县档案局也要对本地区档案馆和机关、企事业单位档案部门进行安全检查。各部门专业档案馆和各单位档案室要对档案安全保密进行专项自查。通过检查和自查，落实整改措施，强化内部管理，及时排除各种安全保密隐患，把档案安全保密真正落到实处。