海口市人民政府办公厅关于重申
公文处理有关规程的通知
海府办〔2005〕210 号
二○○五年八月二十九日

各处室：
     为规范公文办理程序，提高机关工作效率，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和《海南省人民政府公文处理实施细则》、《海南省党政机关电子公文和信息交换管理暂行规定》、《海口市人民政府工作规则》等的相关规定，现就办公厅公文处理规程重申如下：
     一、收文管理
     （一）公文受理程序
     采取“一口进出、分口办理”和“谁分管、谁负责”的原则进行。
     1、中共中央、国务院、省委、省政府及省府直属各部门来文，由机要室统一签收、登记，并根据来文内容分别呈政府领导传阅或批办，或分发有关领导和单位。
     2、各区人民政府、市政府直属各单位及驻市各单位的事务性公文，由秘书处统一签收、登记和分办。
     3、办公厅各处室收到的请示性公文也应转交秘书处统一登记和分办。
     （二）公文办理责任：
     1、秘书处登记建卡的公文，以电子公文形式分送各处室办理。各处室每天上下午至少各收取一次电子公文，并及时做出拟办意见送分管副秘书长阅批；急件特急件可直接报分管副市长或市长审示。
     2、未按公文办理程序报送的公文（越级呈送、多头呈送、应会签而未经会签、各职能部门职权范围内应受理的公文）秘书处不予受理。确属领导交办的公文，秘书人员应及时向秘书处说明。秘书人员应根据缓急轻重，及时提醒领导签批公文。
     3、各处室做拟办意见时，应先简述来文主题，再提出处室意见。办文人员应深入调查研究，加强与相关部门的沟通，力求提出有参考价值的拟办意见。
     4、经领导审批完毕的公文，应及时送回秘书处统一登记处理；需转其他部门办理的，由秘书处以电子公文的形式统一转送。相关原件仍由承办处室收存。
     5、严格办文时限。秘书处当天收到的公文，一般当天分转各业务处室，各处室应尽快提出拟办意见并即送分管领导阅批。特急件随到随办；急件2天内办结；普通件自收文之日起7个工作日内办结（需协调或征求部门意见的公文除外）。省委、省政府及市委主要领导批办的公文一律做急件处理。7个工作日后不论是否办结，各承办处室都必须将办理情况告知来文单位。
     6、严守保密制度，秉公办文。公文办理后，需以正式公函答复来文单位的，由承办处室拟写文稿，经有关领导审签后答复；一般告知性答复可由各承办处室根据领导的批示电话或便函告知来文单位。各承办处室不得随意公开领导批示，不得由来文单位随意拿走或复印领导批示原件或公文处理卡。
     二、发文管理
     （一）发文程序。各处室拟写的需以市政府、市政府办公厅名义制发的文件、函件文稿，先报分管副秘书长审核，再报分管市领导审批；市领导审批签发后，由承办处室将文稿送秘书处文核，重要文稿呈送分管文秘工作的副秘书长核准。文核后由秘书处安排编号、付印，再由承办处室分送有关领导和分发有关单位。由各部门代拟的文稿亦先由各业务处室把关。
     （二）发文责任分工。各处室应认真拟写文稿并把好内容关，确保文稿内容符合有关政策法规，符合政府决策，体现领导意图；秘书处负责把好文字关、格式关。
     三、办文督查
     （一）市政府全体会议、常务会议及公文办理中涉所及重大事项的督查，原则上按督查室的有关制度和规定执行。
     （二）领导批示件或批转有关部门办理的公文，按“谁承办、谁负责”的原则进行催办、查办。陈市长批示的公文由综合处负责催办、查办；各位副市长批示的公文由各对口处室负责催办、查办。市政府常务会议纪要由督查室和综合处负责催办、查办；市长办公会议纪要由各对口处室负责催办、查办。秘书处负责对各处室承办的公文进行催办、查办。
     （三）各处室、领导秘书以及有关办文责任人，每天下班前应进行办文自查，并提醒有关领导及时阅批公文；秘书处每周五对本周来文进行清查。做到重要公文跟踪催办、查办；紧急公文及时催办、查办；一般公文定期催办、查办，以杜绝公文压误、漏办、丢失现象。
     各处室及各位秘书人员应以高度认真、高度负责的精神对待公文处理工作，以确保政令畅通。凡因主观原因造成公文处理积压、延误的，将视情节轻重，给予通报批评直至追究相应的行政责任。