海口市城市建设档案管理办法
(2002年11月21日海口市人民政府令第31号公布 2010年12月14日海口市人民政府令第79号第一次修改 2019年5月7日海口市人民政府令第109号第二次修改)

第一条  为了加强城市建设档案(以下简称城建档案)的管理,充分发挥城建档案在城市规划、建设和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《海口市档案管理办法》等有关法律、法规和规章的规定,结合我市实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。

第三条  本办法所称城建档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第四条  市城市建设行政主管部门负责本市行政区域内城建档案的管理工作。市城市建设行政主管部门可以委托市城建档案馆负责本市城建档案日常管理工作,业务上受市档案局监督、指导。

第五条  城建档案工作按照集中统一管理的原则,建立以市城建档案馆为中心,建设系统、建设单位档案管理机构为基础的全市城建档案管理体系。建设系统、建设单位应设立城建档案管理机构或指定专人负责城建档案工作,按要求做好档案资料的收集、归档、保管、移交和报送工作。

第六条  市城建档案馆接收和管理下列档案材料:

(一)各类城市建设工程档案:

1.工业、民用建筑工程;

2.市政基础设施工程;

3.公用基础设施工程;

4.交通基础设施工程;

5.园林建设、风景名胜建设工程;

6.市容环境卫生设施建设工程;

7.城市防洪、抗震、人防工程;

8.城市地下管道及地上杆线工程;

9.军事工程档案资料中除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

(二)城市建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、水务、市政、公用、房地产管理、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。

(三)有关城市规划、建设、管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科技研究成果和城市历史、自然、经济方面的基础资料。

(四)建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。

第七条  建设工程档案实行登记制度。建设单位在申请建设工程施工许可时,受理施工许可窗口应当告知建设单位工程竣工后需向市城建档案馆移交的建设工程档案内容和要求。

第八条  建设单位在招标投标和与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时,要对工程档案的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求。

勘察、设计、施工、监理等单位认真收集和整理本单位形成的工程档案,及时向建设单位移交。监理单位要协助建设单位监督、检查各单位工程文件的形成、积累和立卷归档。

第九条  建设单位应当按照国家和本市有关规定对所建设项目的工程档案编制情况进行审查,经市城市建设档案馆检验合格后,方可移交。

档案报送单位收集、整理或者补测补绘档案材料确有困难的,可以委托具备城建档案整理技术资质的第三方实行有偿规范化整理,市城建档案馆应当提供业务咨询服务。

第十条  凡列入市城建档案馆接收档案范围的工程,其竣工验收时,应有档案管理部门参加,对应当归档的科技文件等材料加以验收。

第十一条  城市建设项目竣工验收形成的档案,应当在竣工验收后三个月内,由建设单位向城市建设档案馆报送一套完整的建设工程档案。经城建档案馆核验不符合归档要求的建设工程档案,应当限期补充。

向市城建档案馆报送的档案内容,由市城建档案馆按国家规定确定。

第十二条  停建、缓建工程档案,暂由建设单位自行保管或委托市城建档案馆寄存。被撤销单位的建设工程档案,应当向市城建档案馆移交。

第十三条  建设项目投入使用后进行改建、扩建或重要部位进行维修的工程,建设单位或管养单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案,并在竣工后3个月内向市城建档案馆报送。

第十四条  属于建设项目配套工程的地下管线档案材料,应当与建设工程档案一并向市城建档案馆报送。

地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案材料,应当在普查、测绘工作结束后3个月内向市城建档案馆移交。地下管线专业管理单位每年应当向市城建档案馆报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

第十五条  本市城市建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案,凡具有永久保存价值的,在本单位保管使用1至5年后,应当全部向市城建档案馆移交;具有长期保管价值的档案,市城建档案馆可根据需要选择接收。

房地产权属档案的管理工作根据建设部《城市房地产权属档案管理办法》的规定办理。

第十六条  市属开发区建设档案,应按照国家有关规定,每2年向市城建档案馆移交具有长期和永久保存价值的档案材料。

第十七条  报送和移交的城建档案,应当遵守下列规定:

(一)档案材料必须是原件;

(二)档案材料应当完整、准确、系统、图形清晰、字迹工整;

(三)档案材料的技术整理应符合国家城建档案案件质量标准;

(四)建设工程竣工图与工程实体相符,并加盖竣工图章,签章手续完备;

(五)地下管道及地上杆线工程必须按有关专业技术规范进行竣工测绘,形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图;

(六)国家和省市重点工程、大型建设项目在报送纸质档案的同时,还应按规定报送相关的声像档案和电子档案。

第十八条  城建档案的报送、管理,应当遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关档案保护、保管的规定。

第十九条  市城建档案馆应当建立健全档案、资料的接收、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检索、保密、编研和利用等管理制度。对破损或者变质的档案应当及时抢救,保证城建档案安全、完好。

第二十条  市城建档案馆应积极开发利用档案信息资源,按国家的有关规定有偿向社会提供信息资源服务。

第二十一条  市建设行政主管部门对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人,应当给予表扬和奖励。

第二十二条  任何单位和个人利用城建档案,应当遵守有关规定,不得损毁、丢失、涂改、伪造城建档案;不得擅自提供、毁城建档案;不得倒卖牟利或将城建档案卖给、赠送给外国人。

第二十三条  凡违反本办法第二十二条规定的,依照《中华人民共和国档案法》和《海南省档案管理办法》的有关规定处理。

第二十四条  凡应向市城建档案馆报送或移交城建档案而无故不送交的,依照国务院《建设工程质量管理条例》的有关规定处理。

第二十五条  城建档案管理工作人员在城市建档案管理工作中,滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,由其所在单位或者上级主管机关给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第二十六条  本办法具体应用问题由市住房和城乡建设主管部门负责解释。

第二十七条  本办法自2002年12月18日起施行。1987年4 月16日海口市人民政府发布的《海口市城市建设档案管理暂行条例》(市府〔1987〕13号)同时废止。

海口市人民政府发布

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